La responsabilidad tributaria del representante legal no es un tema exclusivo de los grandes corporativos con equipos jurídicos robustos. Es un tema que afecta a miles de pequeñas y medianas empresas.
La primera parte de este artículo examinó la naturaleza del cargo y las dos modalidades de responsabilidad subsidiaria y solidaria del representante legal. Esta segunda parte aborda su permanencia en el tiempo, los escenarios de mayor riesgo y las defensas disponibles.
I. La responsabilidad que sobrevive a la renuncia
Uno de los malentendidos más costosos en torno a la representación legal es creer que renunciar al cargo equivale a poner fin a la responsabilidad. Es comprensible el razonamiento: si ya no soy representante, ya no tengo obligaciones. El problema es que las obligaciones que nacieron durante el periodo de gestión no se extinguen con la renuncia.
La vinculación del representante legal como responsable subsidiario debe realizarse durante ese proceso, con notificación del acto sancionatorio para que pueda ejercer su derecho de defensa. Pero esa vinculación puede ocurrir meses o años después de que el representante haya dejado el cargo, si los hechos que la generan ocurrieron durante su gestión.
En términos concretos: si durante su periodo como representante no se presentó una declaración, se presentó con irregularidades o se omitió informar una causal de disolución, la Dian puede perseguirlo por esos hechos aunque hoy ya no tenga ningún vínculo con la empresa. El tiempo que transcurre entre la omisión y el proceso no extingue la responsabilidad, sino que se rige por los términos de firmeza y prescripción que establece el Estatuto Tributario (E. T.), que, en algunos casos, pueden superar los cinco años.
Esto obliga a replantear la gestión de la salida de la representación legal. Renunciar sin verificar el estado tributario de la empresa es una decisión de riesgo cuyo procedimiento correcto se detalla en la sección IV de este artículo.
II. El escenario que más se subestima: las devoluciones
Existe un supuesto de responsabilidad solidaria que aparece con menor frecuencia en la discusión, pero que puede tener consecuencias extraordinariamente graves: cuando, mediante documentos falsos o fraude, se obtenga una devolución o compensación improcedente, se impone una sanción adicional equivalente al 100 % del monto devuelto o compensado. En estos casos, el representante legal que haya ordenado o aprobado el trámite fraudulento puede ser llamado a responder solidariamente.
Devoluciones de IVA soportadas en facturas falsas, saldos a favor construidos sobre operaciones inexistentes, compensaciones basadas en documentos alterados son situaciones que la Dian detecta con creciente frecuencia, especialmente a través del cruce automático de información exógena y de los programas de control masivo desarrollados en los últimos años. Y cuando esa detección ocurre, el representante legal que firmó las solicitudes de devolución entra en el radio de la responsabilidad.
Este escenario configura, además, una posible responsabilidad penal. Las conductas pueden constituir el delito de fraude procesal o de falsedad en documento, dependiendo de las circunstancias. El representante legal que no conocía el fraude, pero lo aprobó por negligencia también puede estar expuesto, dependiendo del nivel de debida diligencia que ejerció.
III. Lo que la diligencia puede y no puede hacer
Frente a todo lo anterior, unas preguntas legítimas son: ¿existe alguna defensa? ¿Hay alguna forma de ejercer la representación legal sin quedar permanentemente expuesto?
La respuesta es matizada. La ley y la jurisprudencia reconocen circunstancias que pueden atenuar o, incluso, exonerar la responsabilidad del representante. Pero exigen que esas circunstancias sean reales, documentadas y demostrables. El representante que alega haber actuado con diligencia debe poder probarlo.
El estándar que fija la Ley 222 de 1995 en su artículo 23 es el de un buen hombre de negocios: alguien que obra de buena fe, con lealtad y con la diligencia que corresponde a la naturaleza del cargo. No es un estándar de perfección –nadie le exige al representante que sea experto en tributación–, pero sí es un estándar de cuidado activo. El representante que delega completamente el área tributaria sin hacer ningún seguimiento, que firma lo que le ponen enfrente sin preguntar, que desconoce el estado de las declaraciones que lleva su nombre, no cumple ese estándar.
¿Qué herramientas concretas puede usar el representante para protegerse? Varias. La delegación formal de las obligaciones tributarias, prevista en el literal c) del artículo 572 del E. T., permite trasladar la ejecución de deberes formales a un apoderado especial, con comunicación a la Dian. Esta delegación no elimina la supervisión del representante, pero sí distribuye la responsabilidad de ejecución. El literal h) del mismo artículo y el artículo 572-1 contemplan la figura del mandatario especial para casos específicos.
Más importante que la delegación es la documentación. El representante que participa activamente en la aprobación de declaraciones tributarias, que hace preguntas, que exige soportes, que deja constancia de sus observaciones por escrito, construye un expediente de diligencia que puede ser determinante en un proceso sancionatorio. Y el representante que detecta una irregularidad y la comunica formalmente –a la junta directiva, al revisor fiscal, al área legal– tiene una posición radicalmente distinta al que la ignoró o la avaló en silencio.
Para el revisor fiscal, la implicación es todavía más directa: la salvedad es su escudo. Un revisor que conoció la irregularidad y no la expresó en su dictamen pierde cualquier posibilidad de argumentar que actuó con la debida diligencia. El Concepto 669 de 2026 no deja espacio para interpretaciones benevolentes en ese punto.
IV. El momento de la renuncia y la gestión de la salida
Si asumir la representación legal requiere una evaluación tributaria previa, dejarla exige una gestión igual de cuidadosa. La renuncia a la representación legal es uno de los actos más descuidados en la vida corporativa colombiana, y también uno de los que genera consecuencias más duraderas.
El procedimiento mínimo al cesar en el cargo es simple en teoría y frecuentemente omitido en la práctica: inscribir la renuncia y la designación del nuevo representante en la cámara de comercio correspondiente, actualizar el RUT de la empresa para que figure el nuevo representante, y conservar todos los soportes del periodo de gestión. La inscripción en la cámara de comercio no es un trámite opcional: mientras no se realice, el representante saliente puede seguir siendo notificado como tal por la Dian, y los actos que recaigan sobre ese cargo lo vinculan jurídicamente.
Pero más allá del procedimiento formal, hay una evaluación de fondo que conviene hacer antes de salir: ¿existen obligaciones tributarias pendientes del periodo de gestión? ¿Hay declaraciones presentadas con posibles inconsistencias? ¿Hay procesos de fiscalización abiertos en los que el representante haya sido o pueda ser vinculado? ¿Se reportaron oportunamente las causales de disolución que eventualmente ocurrieron durante el mandato?
Estas preguntas no tienen respuestas necesariamente alarmantes. Pero no hacerlas equivale a dejar cabos sueltos que pueden convertirse, años después, en mandamientos de pago o en resoluciones sanción dirigidas en contra de una persona que ya no tiene relación con la empresa y que quizás ni recuerda los detalles de lo que firmó.
V. Una reflexión de fondo sobre el sistema
Hay algo más profundo detrás de todo lo anterior que merece nombrarse. Colombia tiene un sistema tributario de enorme complejidad normativa, con obligaciones que se multiplican año tras año, con plazos que no siempre coinciden con los ciclos reales de la gestión empresarial, y con sanciones que en muchos casos resultan desproporcionadas frente a la naturaleza del incumplimiento. En ese contexto, poner sobre los hombros del representante legal una responsabilidad patrimonial personal por los errores o las omisiones del sistema tributario de la empresa es una carga que no siempre guarda proporción con su capacidad real de control.
No se trata de cuestionar la norma. La responsabilidad del representante es una herramienta necesaria para que el sistema tributario funcione: sin ella, sería muy sencillo para los administradores desligarse de las consecuencias de sus decisiones escudándose en la persona jurídica. Lo que se cuestiona es la brecha que existe entre la complejidad real del cargo y la información con que cuentan quienes lo asumen.
Muchos representantes legales en Colombia no son gerentes financieros ni abogados tributarios. Son profesionales de distintas áreas –ingenieros, médicos, arquitectos, comerciantes– que aceptaron el cargo, porque alguien tenía que hacerlo, porque confiaron en el equipo contable de la empresa o porque no dimensionaron lo que estaban asumiendo. Y son esos representantes, precisamente, los más vulnerables: los que menos herramientas tienen para detectar las irregularidades antes de que se conviertan en problemas, y los que menos documentación tienen para defenderse cuando el problema aparece.
La responsabilidad tributaria del representante legal no es un tema exclusivo de los grandes corporativos con equipos jurídicos robustos. Es un tema que afecta a miles de pequeñas y medianas empresas en todo el país, donde el gerente, el socio principal o el familiar que aceptó el cargo son la misma persona que firma las declaraciones, aprueba los pagos y responde ante la Dian. Para esa persona, este artículo está escrito.
Fuente: Ámbito Jurídico
8 Septiembre 2026
